各高校、委属事业单位：
随着本市高等教育的快速发展和改革的不断深化，高校物 品采购的数量明显增加，采购经费和渠道也呈现多元化的状况，给管理和监督工作提出了新的要求。为进一步规范高校物品采购工作，提高采购工作的效益，切实推进高校的党风廉政建设，保障教育事业的健康发展，根据国家和本市的有关规定，结合上海 教育的实际，现就加强高校物品采购的监管工作提出如下意见：
一、加强对物品采购工作的领导。各高校应建立由学校分管领导任组长，设备、后勤、财务、审计、监察等部门负责人参加的物品采购工作领导小组，组织开展学校各类物品采购的管理和监督工作。物品采购工作中的重要事项，必须经领导小组集体讨论决定，重大事项应经学校党委会或校长办公会决定。
二、完善物品采购工作的管理体制。高校对各类物品的购置都应明确应的主管部门，凡属学校的重大项目、贵重物品、大批量物品，均应由学校组织进行。学校其他部门未经批准或授权不得自行采购。需要分级采购的，均应明确相应的权限。学校主管部门应加强管理，及时予以指导和监督。高校要对其附属医院等下属独立法人单位的物品采购工作加强管理和指导。
三、完善物品采购工作的制度。各高校应根据教育部和本市的有关文件精神，健全物品采购的规章制度。要加强采购工作的计划性，对重要的采购事项应每年编制采购计划，经学校物品采购工作领导小组审核后，报学校党委或校长办公会讨论批准后执行。要建立健全物品采购申请、立项、论证、审批、确定采购方式、签署合同、执行合同、验收、登记入账、资料归档、监督检查等程序和规定，明确各个环节的责任和权限，并严格按照规定的制度和程序执行。对重大的采购事项要在签订购销合同的同时签订廉政合同。努力形成程序严密、操作透明、多方比较、集体决策、合同约定、择优购置、责任明确、监督到位的物品采购机制，最大限度地提高经费的使用效益，有效地防范和及时发现、查处、纠正违纪行为。各校制定的加强物品采购监管的具体工作制度，应报市教委备案。
四、明确物品采购的基本方式。学校物品的购置除政府采购外，可采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源采购等方式，根据需要也可以由多所学校联合进行集体招标等方式进行。一般情况下，单件或批量在10万元以上的物品，应采取招标采购。具体标准和方式由学校根据有关规定和学校的实际，建立相应的规则予以确定。凡进行公开招标和邀请招标的，应建立专项采购工作小组组织招投标活动，聘请有关专家、用户代表、有关领导组成评标委员会，通过规范性评标推荐供货单位，并根据权限由相应的组织或负责人予以确定；凡采用竞争性谈判和询价方式的，要组成有申购单位负责人参加的谈判小组和询价小组，在进行市场调研多方比较的基础上经集体讨论提出意见，并根据权限由相应的组织或负责人予以确定；凡采用单一来源采购方式（包括定点采购）的，应按照权限由主管部门与申购单位共同确定供应商，或经过相应的组织或负责人批准后确定。
五、加强物品采购执行合同的管理。无论采用哪一种采购方式，都应由主管部门或经主管部门的授权代表学校与供应商签署格式合同。合同正式生效后，应对执行合同情况进行跟踪管理，督促供应商履行合同，按时交货，并保证质量。学校要组织人员按照合同规定的条款进行验收，验收结果应形成书面意见。采购合同和验收报告应及时归档并认真保管。对无需另行签订合同的，也应按照要求做好验收工作，并严格履行相关的验收手续。经验收的物品均应按规定登记入账。验收中发现问题的应及时提出，并由采购责任部门或人员负责解决。
六、加强物品采购的经费管理。各高校应健全物品采购经费的申请、支付和报销等的相关制度。有关经费必须纳入学校集中管理，使用要有计划和报告，款项的支付应按合同的约定，报销应有物品的验收报告和相关部门负责人签字等的相关凭证。采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项，应首先用于降低采购价格，确属难以用于降低采购价格的，一律进入学校财务帐内，用于相关工作，不得由部门坐收坐支，不得提成给经办人员。
七、加强对物品采购主管部门的干部及采购人员的教育和管理。各高校要明确采购工作的相关制度和纪律规定。在采购工作之前，尤其是重大项目、贵重物品、大批量物品的采购，必须对相关人员进行教育，使之明确采购制度、采购程序和工作纪律，自觉遵守有关规定。各单位要加强采购人员的队伍建设，提高采购人员的素质。学校根据本单位情况可建立采购人员的轮岗制度。对工作表现突出的采购人员，学校可按规定给予奖励。
八、加强团体采购的管理。对高校后勤社会化改革中形成的行业团体采购的管理，要根据《关于加强和规范本市单位团体食用农产品采购监督管理的通知》（沪商委[2002]第204号）的精神，进一步完善制度，规范操作，严格管理。加强学生生活用品和学校食堂食用农副产品采购的管理，建立健全与后勤社会化改革相配套的行业采供体系及规范，完善市场准入、集约竞标、团体配送和认证制度，建立购销双方及其相关人员的责任制度，加强监督制约。
九、加强对物品采购工作的监督。各高校的监察、审计、财务等部门和相关主管部门必须加强对物品采购工作的监督。监察部门应加强对采购管理部门及其干部的监督，财务部门应加强经费使用过程的监督，审计部门应及时进行审计。物品采购主管部门应加强对相关采购工作和采购人员的管理和监督。监察、审计部门的人员应参与学校采用招标方式进行的采购项目，并做好对招投标的文件。合同及合同执行情况的审查工作。
十、严肃物品采购工作纪律。物品采购主管部门和参加采购工作的人员，不得违反规定程序操作，不得擅自提高采购标准，不得委托不具备资质的机构办理采购任务，不得泄露标底或在招标过程中与投标方协商，不得与供应商串通以虚高的价格套取回扣、折扣等，不得向供应商索要和收受回扣等好处费，不得在这些单位报销任何应由个人支付的费用，不得私自接受对方的礼金、有价证券和物品（无法拒绝的必须上缴学校统一登记处理），不得参加可能对公正执行公务有影响的宴请和娱乐活动，不得利用自己的影响介绍亲属和亲友参与山供应商提供的其他经济活动，不得私自为其他单位从事相关采购工作谋取利益，不得拒绝有关部门的监督检查或提供虚假情况。物品采购主管部门不得举办相关企业，其负责人及采购人员不得在具有采购业务的企业中兼职。对违反规定的行为，应视情况中止采购活动或撤销合同或停止支付有关款项，并追究有关责任人的纪律责任，由此造成的损失由责任人承担赔偿责任，构成犯罪的要及时移送司法机关处理。对不宜在物品采购主管部门工作或不宜从事采购工作的人员应坚决调离岗位。
十一、本意见适用于政府采购以外的高校及高校附属医院使用各类经费对基建（修缮）物品、仪器设备、办公用品、学生用品。食堂后勤用品、图书音像资料、医药用品等各类物品的采购。教育系统其他企事业单位可参照执行。
中共上海市教育工作委员会
上 海 市 教育 委 员 会
二○○三年一月八日
（由沪教委监〔2003〕1号文颁布）